Que ce soit à la maison ou en entreprise le destructeur de papier doit avoir une place importante dans votre organisation de traitement des papiers et organisation administrative. En effet, en entreprise les documents que vous allez avoir en votre possession disposent généralement de données confidentielles liées à votre entreprise et d’informations privée en rapport avec vos salariés. Il est donc important de bien connaître les données que vous avez en votre possession pour ensuite les protéger ou les détruire efficacement, dès lors quelles ne vous sont plus utiles.
Mais quelles sont les informations importantes à prendre en compte pour choisir le bon destructeur de document ? Quelles sont les étapes importantes à connaître pour acheter le bon matériel ?
Bien choisir le type de coupe
Il est bon de savoir qu’un destructeur de document, selon les modèles, dispose de différents types de coupes du papier. Coupe croisée, coupe droite ou encore particule, il vous sera possible de choisir lors de votre achat. Toutefois, si vous souhaitez détruire des documents comportant des données confidentielles, il est conseillé de choisir un destructeur avec une coupe croisée ou particule. En effet, la coupe droite peut encore offrir la possibilité de reconstituer un document facilement, ainsi le niveau de sécurité est moins élevé.
Définir le niveau de sécurité adéquat
Il est justement important de connaître le niveau de sécurité dont il vous sera nécessaire pour bien choisir le destructeur de papier qui vous correspondra le mieux. Il existe différents niveaux de sécurité, allant de P1 à P7, du standard, en passant par le confidentiel, le secret et le secret défense. Selon le type d’informations que vous disposez, il vous sera simple de définir le niveau de sécurité adéquat pour choisir par la suite le destructeur idéal.
Choisir la capacité nécessaire
Une fois le type de sécurité défini, il est bon de vous pencher sur la capacité minimum que vous souhaitez. Il existe de nos jours différents types de destructeurs en fonction du nombre d’utilisateurs. Il vous sera donc indispensable de faire le point en amont sur le nombre d’utilisateurs potentiels, pour que vous puissiez acquérir le bon matériel.
Connaître votre potentiel de destruction et les supports
Avez-vous d’autres types de média qui disposeraient d’informations sensibles qui mériteraient à être détruits ? CD, DVD, clés USB ou encore disques de données. Il est bon également de connaître ces informations en amont, pour choisir par la suite le bon destructeur, qui détruira à la fois papier et d’autres types de média. Toutefois, si vous ne souhaitez pas investir une grosse somme dans la destruction d’autres supports spécifiques, il vous sera possible de sous-traiter la destruction et le recyclage.
Les options et caractéristiques de qualité et de confort
Une fois que vous avez défini les informations en amont, ci-dessus, il vous sera possible de découvrir et de choisir certaines options de votre appareil. Le bruit, le retour automatique, la lubrification du bloc de coupe automatique ou pas, le mode économie d’énergie etc. Des options supplémentaires à découvrir selon le modèle choisi et surtout en fonction de vos pré-requis.
Acquérir un destructeur de documents nécessite donc une définition en amont de vos besoins, de la capacité nécessaire que vous souhaitez et beaucoup d’autres informations pour que vous puissiez protéger, détruire et recycler les données et le papier en votre possession efficacement.